早上刚坐到工位，邮箱里躺着 20 封未读邮件，微信工作群消息不停弹出，桌上还放着昨天没写完的报告 —— 你是不是也这样，一打开电脑就被密密麻麻的任务砸懵，手忙脚乱抓了个最简单的开始做，结果到了下班，重要的项目还没碰？其实啊，不是任务太多做不完，是你没掌握设定优先级的门道。今天小编就把亲测有效的 3 步方法教给你，哪怕是职场新人，也能快速从混乱变有序，一起往下看吧！
► 第一步：列全任务清单，摸清 “战场” 才能排优先级
什么是任务清单？ 就是把你今天、本周甚至本月要做的事，不管大小全都写下来，一条一条列清楚，不遗漏任何一件事。
为什么列清单是设定优先级的第一步？ 因为我们的大脑记不住那么多事，有时候你以为 “这事不重要先放放”，结果转头就忘了，等想起时早就过了截止期。列出来，才能一目了然地看到所有任务，不会被 “忘了做” 拖后腿。
怎么列清单才算全面？ 别只记大事，像 “给客户回个电话”“打印文件” 这种小事也要写上。可以拿个本子，或者打开手机备忘录，从早上到岗要做的第一件事，到下班前必须收尾的事，想到什么就记什么，哪怕是 “喝够 8 杯水” 这种和工作间接相关的，也能帮你规划时间。
如果不列任务清单会怎样？ 你就会像无头苍蝇，做着这件事突然想起那件事没做，手忙脚乱切换来切换去，最后哪件事都做不扎实。小编以前就不爱列清单，总觉得 “心里有数”，结果好几次忘了给合作方发资料，差点影响项目进度。
► 第二步：用 “重要 - 紧急” 筛任务，划出优先级梯队
“重要 - 紧急” 怎么分？ 重要的事，是指对你的目标、业绩、成长有帮助的，比如完成季度项目、学习新技能；紧急的事，是指有明确截止时间、不马上做就会出问题的，比如今天下午要交的报表、客户突然的紧急咨询。
怎么用这两个标准给任务排队？ 可以在清单上给每个任务标上 “重要” 或 “不重要”，“紧急” 或 “不紧急”，然后分成四队：

• 第一队：重要又紧急（比如明天就要用的方案修改），必须立刻做；
• 第二队：重要但不紧急（比如下周开始的项目准备），每天固定时间做一点；
• 第三队：紧急但不重要（比如同事让你帮忙查个资料），能找人帮忙就委派，不能就快速做完；
• 第四队：不重要也不紧急（比如刷行业八卦），尽量不做或者碎片时间做。

如果不会分重要和紧急会怎样？ 就会天天被 “紧急的事” 牵着跑，比如一直回复消息、处理临时琐事，看起来很忙，却没时间做那些能让你升职加薪的 “重要事”。小编见过不少人，就是这样一年到头忙忙碌碌，却没做出什么拿得出手的成绩。
► 第三步：给任务 “定时间 + 留弹性”，让优先级落地
为什么要给任务定时间？ 光排好顺序还不够，不给任务设具体时间，很容易做着做着就拖延。比如 “写报告” 这个任务，你说 “今天做”，可能到下午才开始；但你说 “上午 9 点到 11 点写报告”，就更容易按时动手。
怎么定时间才合理？ 先估每个任务要花多久，比如 “写 3000 字报告” 大概要 2 小时，就把它放进一个 2 小时的时间段里。记住哦，别把时间排太满，每天留 20% 的空白时间，比如下午 2 点到 3 点，专门应对突然冒出来的事。
如果不给任务定时间、不留弹性会怎样？ 小编之前试过把一天的时间排得满满当当，结果上午开了个临时会，后面的任务全被打乱，最后只能加班赶工，累得不行还容易出错。留了弹性时间就不一样了，就算有突发情况，也不会影响整体进度。
► 额外提醒：优先级不是一成不变的，要学会动态调整
什么时候需要调整优先级？ 当有更重要的任务加进来时，比如老板突然让你接手一个紧急项目，这时候就得重新看看清单，把原来的任务往后挪一挪。
怎么调整才不手忙脚乱？ 每次加新任务时，先问自己：“这件事比我现在做的事更重要吗？” 如果是，就暂停手头的事，先处理新任务；如果不是，就记在清单上，按原来的顺序做。
不调整优先级会怎样？ 就可能抱着 “按计划来” 的想法，明明有更重要的事来了还不肯放手，结果耽误了关键工作，得不偿失。
其实设定工作优先级，说难也难，说简单也简单。你看，就这三步：列全任务、用重要紧急分梯队、定时间留弹性，照着做，再乱的工作也能理清楚。小编用这个方法快半年了，现在每天下班前都能把重要的事做完，再也不用天天加班。希望你也能试试，说不定很快就能摆脱瞎忙，工作越来越顺呢！